In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Abteilungsleiter*in (m/w/d) Prüfungsangelegenheiten

Kennziffer: Tech25109; Start nächstmöglich; Vollzeit; Besoldung/Vergütung nach A12 LBesG NRW bzw. nach E12 TV-L; unbefristet

Als Stelleninhaber*in nehmen Sie eine zentrale Funktion im Referat Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät OWL wahr. Sie tragen die Verantwortung für die Umsetzung und Weiterentwicklung reibungsloser und rechtsicherer Prozesse im Kontext des Prüfungswesens (von Modulprüfungen bis hin zu Staatsprüfungen). In dieser Funktion ist Ihnen das Prüfungsamt der Medizinischen Fakultät unterstellt sowie perspektivisch zwei Sachbearbeiter*innen im Bereich der Prüfungsdidaktik. Sie und Ihr Team agieren bei administrativen und organisatorischen Fragen als Ansprechpersonen. Zusätzlich koordinieren Sie ein Team von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen der Prüfungsdidaktik. Sie überblicken und steuern die verschiedenen prüfungsrechtlichen Anforderungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Modellstudienganges sowie die Zusammenarbeit mit allen relevanten Akteur*innen im Kontext der Prüfungen an der Fakultät, am Universitätsklinikums OWL und in der Zentralverwaltung (bspw. e-Prüfungsteam). Aus ihrer Tätigkeit heraus identifizieren Sie prozessbezogene Informationsbedarfe für verschiedene Zielgruppen (Prüfer*innen, Koordinator*innen, Dozierende, Sekretariate), bereiten die Informationen zielgruppenspezifisch auf, stellen einen angemessenen Informationsfluss und die Kommunikation mit dem vielgestaltigen Umfeld der beteiligten Institutionen (Fakultät, UK OWL, Lehrpraxen, zentrale universitäre Einrichtungen etc.) und den verschiedenen Personengruppen sicher. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sehr engagierten und wertschätzenden Team.

Ihre Aufgaben

• Prozessmanagement: insbesondere Aufnahme, Evaluation, Weiterentwicklung, Strukturierung und Dokumentation von Prozessen im Prüfungskontext
• Koordination und regelmäßige Abstimmung von und mit beteiligten Personen im Team „Prüfungen“ zu allen relevanten Prozessen, auch im Sinne einer lateralen Führung der Beteiligten
• eigenverantwortliche Erstellung und regelmäßige Anpassung der Personal- und Zeitpläne für die praktischen und mündlichen Prüfungen inklusive Akquise der Prüfenden (intern und extern), Raum und Ressourcenplanung, Sicherstellung rechtsicherer Prüfungsabläufe inkl. Dokumentation von Verstößen
• eigenverantwortliche Planung der Zeitpläne für die schriftlichen Prüfungen, Sicherstellung rechtssicherer Prüfungsabläufe inkl. Dokumentation von Verstößen
• eigenverantwortliche Planung und Koordination der qualitätssichernden Reviewboards für die Äquivalenzprüfungen zu den zentralen Staatsexamensprüfungen im 1. Studienabschnitt
• Sicherstellung des angemessenen Informationsflusses gegenüber allen Beteiligten, z.B. Studierenden, Lehrenden, Koordinator*innen (insbes. zu Prüfungsprozessen und den prüfungsrechtlichen sowie formal-didaktischen Anforderungen)
• Führung der Prüfungsamtsmitarbeiter*innen und weitere zwei Sachbearbeiter*innen im Bereich Prüfungsdidaktik

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• Befähigung für die Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt im nichttechnischen Verwaltungsdienst bzw. Abschluss als Verwaltungsfachwirt*in oder ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium der Verwaltungs-, oder Rechtswissenschaften, vorzugsweise mit dem Schwerpunkt Personal (jeweils mit mindestens Note gut)
• sehr gute Fähigkeiten und mehrjährige Erfahrung in der Gestaltung/Optimierung komplexer Verwaltungsprozesse
• Fähigkeiten und Interesse am Aufbau und der Strukturierung neuer Aufgabengebiete
• Fähigkeiten zur Aufbereitung von Informationen sowie ein sehr gutes Gespür für einen angemessenen Informationsfluss
• Führungskompetenz und mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Teams, Motivation zu lateraler Führung
• ausgeprägte Fachkenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Rechtsvorschriften
• herausragende Kommunikationsfähigkeit und mehrjährige Berufserfahrung in diesem Bereich, nachgewiesen durch z.B. Fortbildungen
• sehr gutes Grundverständnis für die Bedarfe und Besonderheiten der Medizin, idealerweise nachgewiesen durch z.B. Ausbildung oder Berufserfahrung im medizinischen Bereich, FSJ, etc.
• Souveränes Auftreten und sehr hohe Serviceorientierung
• ausgesprochen strukturierte Arbeitsweise inkl. der Fähigkeit zur Dokumentation
• hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Einsatzfreude
• sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office)
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns:

• Kenntnisse und Erfahrung in der Hochschulverwaltung und/oder der Fakultätsverwaltung, vorzugsweise in leitender Position

Unser Angebot

• Besoldung/Vergütung nach A12 LBesG NRW bzw. nach E12 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/4312/abteilungsleiter-in-m-w-d-pruefungsangelegenheiten?page_lang=de

Kontakt

• Markus Zöller
• 0521 106-67439
• markus.zoeller@uni-bielefeld.de

Anschrift

• Universität Bielefeld
• Markus Zöller
• Postfach 10 01 31
• 33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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