Stellvertretende Stabsstellenleitung Strategische Kommunikation

mit Fokus auf Gremienmanagement und Büroleitung (m/w/d)

Vollzeit | unbefristet

Das sind wir:

Wir - der Nahverkehr Westfalen-Lippe (NWL) - gestalten, organisieren, vermarkten und finanzieren den SPNV in Westfalen-Lippe als Teil des Mobilitätsangebotes in NRW. Darüber hinaus entwickeln wir nachhaltige, vernetzte Mobilitätskonzepte und -lösungen im Umweltverbund und wirken darauf hin, diese mit unseren Partnern umzusetzen, um einen Beitrag zur Verkehrswende zu leisten.

Am Hauptsitz in Unna sowie in den regionalen Geschäftsstellen in Münster, Bielefeld, Paderborn und Siegen arbeiten rund 150 Mitarbeitende gemeinsam an der Umsetzung sowie Weiterentwicklung dieser Ziele für die Bürgerinnen und Bürger der Region. Wer den gesellschaftlichen Wandel aktiv mitgestalten will, kann zukünftig Teil der Stabsstelle Geschäftsführungsbüro & Strategische Kommunikation werden. Dies erfordert eine hohe Präsenz am Standort Unna des NWL, da dort alle Mitarbeitenden der Stabsstelle tätig sind.

Das bringen Sie mit:

• Wissenschaftlicher Hochschulabschluss in einem für die Position relevanten Fachgebiet (Politikwissenschaften, Public Administration/Verwaltungswissenschaften, Sozialwissenschaften oder vergleichbare Studiengänge)
• Idealerweise praktische Berufserfahrungen durch Wahrnehmung einer vergleichbaren Position innerhalb einer Behörde/der öffentlichen Verwaltung
• Langjährige berufliche Erfahrungen im Bereich der Gremienarbeit, insbesondere in der Organisation von Gremiensitzungen und der praktischen Arbeit mit digitalen Sitzungsmanagementsystemen (idealerweise SD.NET)
• Nachgewiesene berufliche Erfahrungen in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Nachgewiesene berufliche Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung von verwaltungsinternen Schulungsmaßnahmen sowie in der Moderation von Veranstaltungen
• Idealerweise nachgewiesene berufliche Erfahrungen in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie im Bereich Social Media
• Idealerweise nachgewiesene berufliche Erfahrungen im Bereich Beschwerdemanagement
• Fundierte Kenntnisse im Bereich des nordrhein-westfälischen Kommunalrechts, insbesondere GO NRW, GkG NRW und ÖPNVG NRW
• Idealerweise Kenntnisse über die Strukturen und Themen des SPNV und ÖPNV
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Produkten (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Routiniertes und professionelles Auftreten gegenüber politischen Entscheidungs- und Amtsträgern sowie Behörden
• Hohes Maß an Belastbarkeit, eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine eigenständige, verlässliche und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Teamfähigkeit, Kreativität und Gestaltungswillen
• Organisationstalent, Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsvermögen sowie ausgeprägte Fähigkeit zu strategisch-analytischem Denken
• Bereitschaft zu Dienstreisen und zur Dienstwahrnehmung außerhalb üblicher Arbeitszeiten (insbesondere in den Abendstunden)

Das sind Ihre Aufgaben:

Fachliche Führung im Bereich Gremienmanagement und Büroleitung (und des Sekretariats der Geschäftsführung/Verbandsvorsteherin)

Wahrnehmung und Ausgestaltung einer Schnittstellenposition innerhalb der Verwaltung sowie nach außen

Büroorganisation

• • Vollumfängliche Unterstützung der Geschäftsführung/ des hauptamtlichen Verbandsvorstehers bei der Wahrnehmung ihrer/seiner Aufgaben
  • Vorbereitung und Abwicklung der Korrespondenz der Geschäftsführung/des hauptamtlichen Verbandsvorstehers
  • Ausarbeitung von Vorlagen, Präsentationen, Stellungnahmen und Reden für die Geschäftsführung/ den hauptamtlichen Verbandsvorsteher
  • Aufbereitung von Informationen für die Geschäftsführung/den hauptamtlichen Verbandsvorstehers
  • Koordination der Terminplanung der Geschäftsführung/des hauptamtlichen Verbandsvorstehers
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Moderation von Sitzungen des Managementteams und Sondergremien, insbesondere Sicherstellung von effektiven Entscheidungswegen sowie Weiterentwicklung des Beschlusscontrollings innerhalb der Verwaltung
  • Übernahme von Projektverantwortung für besondere Aufgaben und Sonderprojekte im Auftrag der Geschäftsführung/des hauptamtlichen Verbandsvorstehers
  • Koordination von abteilungs- und stabstellenübergreifenden Abstimmungsprozessen, Meetings und Projekten, Sicherstellung und Steuerung der vertikalen und horizontalen Informationsweitergabe innerhalb der Verwaltung

Strategische Weiterentwicklung der Gremienarbeit

• Ansprechpartner für Mandatsträger, Amtsträger, Behörden, Ministerien sowie zivilgesellschaftliche Akteure/Organisationen
• Kontinuierliche Digitalisierung der Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung (Workflows, Beschlusskontrolle, Abrechnungen, virtuelle Sitzungen, etc.)
• Professionalisierung der internen Organisation und Koordination der Sitzungsvor- und -nachbereitung, insbesondere fachliche Kontrolle
• Professionalisierung der Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen, insbesondere Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs während der Sitzung
• Konzeption und Ausarbeitung von Regelwerken (Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen, etc.)
• Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Veröffentlichungspflichten, Ablage/ Dokumentation, etc.)
• Konzeption, Kommunikation, Durchführung und Dokumentation von internen Schulungsmaßnahmen
• Bearbeitung kommunalrechtlicher Fragestellungen und Anfertigung von Stellungnahmen

Das bringen wir ein:

• eine aufgaben- und verantwortungsadäquate Bezahlung nach Entgeltgruppe 14 TVöD
• eine leistungsstarke Betriebsrente
• Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• ein Jobrad im Rahmen einer Entgeltumwandlung
• einen sicheren Arbeitsplatz mit einem arbeitnehmerfreundlichen Tarifvertrag nach TVöD
• ortsunabhängiges, mobiles Arbeiten , sofern es die Aufgaben ermöglichen
• flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• ein Gleitzeitkonto zur Erfassung und dem Abbau von Überstunden
• attraktive Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche plus Heiligabend und Silvester frei

Für Fragen wenden Sie sich gerne an Frau Karen Bohlken unter der Nummer 0251-48881713 oder per E-Mail an personal@nwl-info.de.

Ihre Unterlagen richten Sie bitte in elektronischer Form (zusammengefasst in einer pdf-Datei) bis zum 17.08.2025 an die E-Mail-Adresse bewerbung@nwl-info.de.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Auch Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten nach dem SGB sind uns willkommen.

Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.

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