Am Botanischen Institut der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Termin eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzen.

Die wöchentliche Arbeitszeit entspricht 50% einer Vollbeschäftigung (z. Zt. 19,35 Stunden). Die Vergütung erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe TV-L 6.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie die Bearbeitung der Korrespondenz, Telefondienst, Beschaffung von Büromaterial und -geräten, Unterstützung bei Schlüsselverwaltung, Organisation von Raumrenovierungen und Lehrraumbuchungen, Beschaffung von Büromobiliar sowie Postverteilung im Institut
• Verwaltung von Landesmitteln des Botanischen Instituts und des Botanischen Gartens sowie Drittmittelbewirtschaftung: Mittelanforderung und -abrechnung, Auszahlungsanordnungen und Inventarisierung, Mitwirkung an Dienstreisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen sowie bei Beschaffungsanträgen; Landes- und Drittmittelüberwachung sowie die Überwachung der Gerätemittel des Instituts
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten, u.a. Unterstützung bei Auswahlverfahren, Einstellungen, Gestattungsverträgen und Verlängerungen, Überwachung der Befristungen, Führung der Personalsachakten und des Telefonverzeichnisses, Bearbeitung von Arbeitszeitkonten, Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Mitwirkung an der Organisation von Tagungen, Workshops, Betriebsausflügen usw. sowie bei der Organisation des Botanischen Kolloquiums und der Vorbereitung der Direktoriumssitzungen

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (Das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen.)
• praktische Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation, insbesondere gängige MS Office-Anwendungen, Mach Web, UnivIS sowie mit Mail-Programmen sind wünschenswert
• gute Kenntnisse in Bestell-, Rechnungs-, Buchungs- und Beschaffungswesen, Kenntnisse im Bereich von universitärem Finanzmanagement und Steuern, des Inventarisierungswesens sowie der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sind wünschenswert
• Kenntnisse in TVL und WissZeitVG sind wünschenswert
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, vergleichbar mit dem Niveau B1 des Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (ein Nachweis ist nicht erforderlich)
• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität

Sie arbeiten fokussiert sowie detail- und problemlösungsorientiert. Sie sind flexibel und zeichnen sich durch eine sehr sorgfältige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise aus. Sie sind kommunikativ, haben einen ausgeprägten Sinn für Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick.

Wir bieten Ihnen:

• eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem teamorientierten Umfeld
• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• vielfältige Vorzüge des Öffentlichen Dienstes, tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• eine gute Work- Life- Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen in diversen Einrichtungen (Mensa, Hochschulsport, Jobtickets, …)

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen inkl. Arbeitszeugnissen senden Sie bitte als eine pdf-Datei bis zum 05.07.2025 an das

Botanisches Institut und Botanischer Garten

Prof. Dr. Dietrich Ober

(dober@bot.uni-kiel.de).

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.

Auf die Vorlage von Lichtbildern / Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens alle Unterlagen vernichtet werden. Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir um Übersendung von Kopien ohne Bewerbungsmappen, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.

Weitere Informationen