Wir suchen für das Kulturamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 34 Stunden eine*n

Sachbearbeiter*in Vorzimmer und Teamassistenz (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 11-119/25

Impulsgeber und Mitgestalter der städtischen Kulturentwicklung – das ist Selbstverständnis und Anspruch zugleich für das städtische Kulturamt. Es agiert für die Kulturträger*innen in Münster als Initiator und Dialogpartner bei der Entwicklung von Konzepten und Veranstaltungsformaten. Wesentliches Ziel ist es, Rahmenbedingungen und Räume zu schaffen sowie Förderungen zu leisten für die kulturelle Betätigung in allen Sparten. Das Kulturamt führt zudem eigene Veranstaltungen (z.B. Internationales Lyriktreffen, Jazzfestival, Nacht der Museen und Galerien) sowie eigene Ausstellungen durch und stärkt die Stadtteilkultur.

Das Sekretariat des Kulturamtes ist erste Kontakt- und Anlaufstelle bei Fragen von Kulturschaffenden und kulturinteressierten Bürger*innen, Vermittler*in von Informationen sowie Schnittstelle innerhalb des Amtes und der Verwaltung.

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen klassische Sekretariatsaufgaben , wie beispielsweise die Koordination der internen und externen Kommunikation in Wort und Schrift sowie die allgemeine Büroorganisation einschließlich des Dokumentenmanagements, der Materialbeschaffung, Pflege und Systemumstellung der Adressdatenbank sowie Koordination von Terminen, inkl. der Vor- und Nachbereitung sowie ggf. Protokollierung.
• Als IT-Koordinator*in des Amtes sind Sie erste Ansprechperson für Kolleg*innen in allen informationstechnischen Angelegenheiten und bilden damit gleichzeitig die Schnittstelle zu unserem internen IT-Dienstleister, der citeq.
• Als Teamassistenz unterstützen Sie neben der Amtsleitung auch die Kolleg*innen des Kulturamtes in der täglichen Arbeit und der Projektabwicklung, unter anderem durch Mitwirkung in der Rechnungsstelle (einfache Zuschussverwaltung und Verwendungsnachweisprüfung) und bei Förder- und Ausschreibungsverfahren (Ateliervergabe im Speicher 2, Preis CityARTists).
• Sie sind Mitglied des Redaktionsteams im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und wirken mit an der Pflege der Website (TYPO3).
• Darüber hinaus betreuen und bearbeiten Sie Vorlagen im Ratsinformationssystem "Session".

Ihre Qualifikation:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung , vorzugsweise im kaufmännischen oder bürotechnischen Bereich.
• Neben Ihrem Interesse an Kultur und Ihrer Freude an einem dynamischen Arbeitsfeld bringen Sie eine mindestens einjährige Berufserfahrung im Bereich des Sekretariats bzw. der Assistenz mit.

Sie können sich bereits jetzt bewerben, wenn Sie die o. g. Voraussetzungen bis zum Stichtag 31.08.2026 erfüllen werden.

Ihr Profil:

• Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch eine große Selbstständigkeit und hohe organisatorische und koordinierende Kompetenzen aus.
• Durch Ihr stets freundliches und verbindliches Auftreten und Ihre Kommunikationsstärke vertreten Sie das Amt nach innen und außen souverän.
• In Ihrer Person verbinden Sie eine große Einsatzbereitschaft im Team mit Ihrem hohen Maß an Loyalität und Diskretion.
• Sie verfügen über Sicherheit im Umgang mit den gängigen Office-Programmen, eine hohe IT-Affinität sowie die Bereitschaft sich in spezifische Datenverarbeitungsprogramme und die Aufgaben einer IT-Koordination einzuarbeiten.

Unser Angebot:

• Transparente Bezahlung: Die Stelle ist für Tarifbeschäftigte nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) bewertet. Das bedeutet je nach Berufserfahrung 3.000,35 € - 3.430,57 € brutto (34 Wochenstunden); hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 84,51 % sowie eine leistungsorientiere Bezahlung (LoB).
• Mobilität: Ob ÖPNV oder Fahrrad - wir unterstützen die klimafreundliche Mobilität unserer Mitarbeitenden durch Angebote wie das "JobTicket" oder die Möglichkeit des Fahrradleasings.
• Verkehrsgünstiger Standort in der Innenstadt: Sie arbeiten im Herzen von Münster, in unmittelbarer Nachbarschaft zum Prinzipalmarkt und der historischen Altstadt. Dank bahnhofsnaher Lage erreichen Sie in wenigen Gehminuten Busse und Bahnen.

Bei uns zu arbeiten hat viele Vorteile – der öffentliche Dienst ist nur einer davon. Was uns noch zu einer attraktiven Arbeitgeberin macht, finden Sie unter https://www.stadt- muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile (https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile) .

Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.

Die Stelle ist teilbar.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Lynn Ernsting vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 11 41, E-Mail: Ernsting(at)stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen Frauke Schnell (Tel. 02 51/4 92 - 41 00, E-Mail: Schnell(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum06.07.2025über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung (https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung) .

Weitere Informationen