Stellenausschreibung Kennziffer 33/2025

Die Hansestadt Wismar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sachbearbeiter/-in allgemeine Bürowirtschaft (m/w/d) für das Büro des Bürgermeisters.

Die Einstellung erfolgt unbefristet und in Vollzeit . Die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe E 5 TVöD-VKA (Bereich Verwaltung). Die Hansestadt Wismar mit rund 44.000 Einwohnern ist nicht nur UNESCO-Weltkulturerbe direkt an der Ostsee, sie ist auch ein attraktiver Wohn-, Wirtschafts- und Hochschulstandort. Die Stadtverwaltung mit ihren rund 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern präsentiert sich in der Hansestadt Wismar als attraktiver und sehr gefragter Arbeitgeber.

Ihre abwechslungsreichen Aufgaben:

Administrative Assistenzaufgaben und Büroorganisation im Büro des Bürgermeisters u.a.:

• Bearbeiten des Postein- und Postausgangs sowie Koordinierung von amtsinternen Umläufen
• Vermittlung von Besuchern und Telefonaten sowie Erteilung von allgemeinen Auskünften
• Verfassen von Schreiben, Texten oder Präsentationen nach Vorlage bzw. in Abstimmung mit der Büroleitung
• Verfassen von Bürgerschaftsvorlagen oder Bericht/Antwort über das Ratsinformationssystem (Allris)
• Unterstützende Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Sitzungen, Tagungen und Besprechungen im Rahmen der repräsentativen Aufgaben der Verwaltungsführung u.a.:
  • Terminkoordinierung und -einladung
  • Koordinierung bzgl. Raumbelegung, Raumausstattung etc.
  • Protokollführung und -versand
  • Schriftgutverwaltung / Archivierungsarbeiten

Organisation und Durchführung von Ehrungen anlässlich Alters- und Ehejubiläen sowie Ehrenpartnerschaften für das siebente Kind entsprechend bestehender Erlasse und interner Richtlinien auf der Grundlage von Meldedaten u.a.:

• Antragstellung auf Ehrung beim Landesamt für innere Verwaltung entspr. Verwaltungsvorschrift
• Vorbereiten der Glückwunschschreiben des Bürgermeisters und des Präsidenten der Bürgerschaft

Ausschussbetreuung Hauptausschuss u.a.:

• Vorbereitung der Tagungsunterlagen
• Erstellen und Versenden von Einladungen
• Führung der Sitzungsprotokolle

Die vollständige Stellenbeschreibung kann im Amt für Personal, Organisation und IT, Abt. Personalservice eingesehen werden.

Wir bieten Ihnen:

• Eine unbefristete Beschäftigung
• Moderne Arbeitsplätze
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Abwechslungsreiche, zielorientierte, kollegiale Zusammenarbeit
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der teilweisen Telearbeit
• Umfangreiche Qualifizierungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und einen freiwilligen Gesundheits-Check-up
• Attraktive, betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• Weitere Vorteile des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst, u. a.:
  • 30 Tage Urlaub sowie 2 Tage Arbeitsbefreiung im Jahr am 24.12. und 31.12.
  • Tarifgemäße Berücksichtigung bisheriger Berufserfahrung
  • Weihnachtsgeld (Jahressonderzahlung) und jährliche Leistungsprämie

Ihr Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar (auch Bewerbungen von Auszubildenden im 3. Ausbildungsjahr werden bei gleicher Eignung berücksichtigt)
• Selbständigkeit, Motivation, Eigeninitiative
• Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Flexibilität
• Teamfähigkeit
• Sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie freundliches und korrektes Auftreten
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Sicherer Umgang mit elektronischer Datenverarbeitung
• Erste Kenntnisse und Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung, bezogen auf allgemeine Verwaltungsstrukturen und -abläufe sowie in der Büroorganisation sind von Vorteil

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 23.06.2025 über das Online-Bewerbungsportal Interamt, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst. Dort können Sie Ihre Bewerbung mit vollständigen Nachweisen unter der Stellenangebots-ID 1316959 einstellen ( https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1316959 (https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id=1316959) ). Die Vorstellungsgespräche sind für den 8. Juli 2025 geplant. Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bei Fragen zum Stellenprofil steht Ihnen die Leiterin des Büros des Bürgermeisters Frau Schulz unter der Telefonnummer 03841/251 9003 gern zur Verfügung. Bezüglich auftretender Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich unter der Telefonnummer 03841/ 251 1120 an Frau Kayatz.

Eingangsbestätigungen und sonstiger Schriftverkehr erfolgen ausschließlich in digitaler Form. Geben Sie daher bitte unbedingt Ihre E-Mail-Adresse an. Sofern Ihnen eine Absage zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der 2-Monatsfrist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Die Hansestadt Wismar setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Teilhabe ein. Wir sehen Vielfalt als Bereicherung an und freuen uns ausdrücklich auf Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Entstehende Bewerbungs- und Fahrkosten sowie ggf. anfallende Umzugskosten können von der Hansestadt Wismar nicht übernommen werden. Datenschutzhinweise zur Personalsachbearbeitung in Stellenbesetzungsverfahren finden Sie hier: https://www.wismar.de/Datenschutz

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