Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir unbefristet

eine Mitarbeiterin /einen Mitarbeiter (m/w/d) für das International Office

im Bereich Studierendenmobilität / Incoming Office Überseeregionen

Entgeltgruppe 9b TV-L Berliner Hochschulen

mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit

Kennzahl 045_2025

Im Incoming Office werden jährlich ca. 500 internationale Gaststudierende der HWR Berlin (hier mit Fokus auf die Übersee-Region) umfassend betreut, auch in engem Kontakt zu über 120 Partnerhochschulen des Fachbereichs 1 (Wirtschaftswissenschaften). Die Aufgaben umfassen den Ausbau und die Organisation der Incoming Mobilität und der Beratungsformate für die Gaststudierenden des Fachbereichs 1 im International Office – Incomingbereich am Campus Schöneberg.

Ihre Aufgaben:

• Ausbau und Organisation der Incoming Mobilität und der Betreuungs- und Beratungsformate für die Gaststudierenden des Fachbereichs 1 mit dem Schwerpunkt Überseeregion im International Office
• Betreuung der Gaststudierenden aus den Partnerhochschulen der HWR Berlin und Free Mover-Austauschstudierenden sowie Koordinierung der Nominierungs- und Bewerbungsprozesse in Absprache und Zusammenarbeit mit den Übersee-Partnerhochschulen der HWR Berlin (Anmeldung, Belegung, Deutschkurs, Wohnheimplatzvermittlung, Zeugniserstellung)
• Koordination, Organisation und Durchführung von Betreuungs- und Informationsveranstaltungen im Semesterablauf sowie Gestaltung von Orientierungswochen pro Semester: Terminierung, Raumplanung, Formatplanung, Einbindung von internen und externen Anbietern sowie Umsetzung von Einführungsveranstaltungen für Gaststudierende mit umfassenden Präsentationen in Präsenz und Online in englischer Sprache
• Information und Beratung der internationalen Austauschstudierenden in digitalen und Präsenz-Formaten und semesterweise Einrichtung und Betreuung eines Welcome Points im Student Information Point zu Visumsfragen, Zusammenarbeit mit dem Landesamt für Einwanderung und mit dem Studierendenwerk zur Wohnraumbeschaffung und dem Sprachenzentraum zur Durchführung von Deutschkursen
• Pflege der entsprechenden Seiten des Internets und Erstellung von Informationsmaterialien in Deutsch und Englisch
• Entwicklung der Incoming-Prozesse in Mobility Online für alle Fachbereiche und Schulung und Beratung der Kolleg*innen im Team sowie Unterstützung bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse im International Office (papierlose Prozesse im Bereich Studierendenmobilität) und der damit verbundenen Dateneingabe
• Erstellung von Statistiken

Ihr Profil:

• ein dem Aufgabengebiet entsprechendes abgeschlossenes Bachelor-Studium oder eine abgeschlossene Fachhochschulausbildung (Diplom)
• eigene umfangreiche Auslandserfahrung während des Studiums
• Berufserfahrung an einer Hochschule und möglichst Erfahrung in einem International Office
• sehr gute IT-Kenntnisse, MS-Office, Access-Datenbanken, möglichst Kenntnisse und Erfahrung in der Verwendung von Mobility Online
• Kenntnisse des Erasmus+-Programms
• Erfahrung mit Publikumsverkehr und Beratungssituationen und in der Durchführung von virtuellen Beratungsformaten und Veranstaltungen
• sehr gute, fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift und möglichst einer weiteren Fremdsprache
• interkulturelle Kompetenz, serviceorientiertes Handeln, Flexibilität, Organisationskompetenz, Teamfähigkeit
• Erfahrung im Drittmittelmanagement

Wir bieten Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit: Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit viel Gestaltungsspielraum für eigene Ideen
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Teilzeit im öffentlichen Dienst und Entgelt nach Entgeltgruppe 9b TV-L Berliner Hochschulen, Sozialleistungen wie z.B. Betriebsrente (VBL), vergünstigtes Job Ticket im VBB
• Flexibel für Familien : Flexible Arbeitszeitmodelle an einer familiengerechten Hochschule und mobiles Arbeiten, sofern es die dienstlichen Erfordernisse zulassen
• Raum für Kreativität und Innovation : Gestalten Sie Ihre Prozesse in einem selbständigen und internationalen Arbeitsumfeld mit
• Bildung nach Maß: Geförderte Fort- und Weiterbildungen, wie z.B. Erasmus
• Start mit System : Strukturierte Einarbeitung (Onboarding, Mentoring und Einweisungen)
• Gesund am Arbeitsplatz : einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz am Campus Schöneberg und zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung (BGM)

Die Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder für die Hochschulen im Land Berlin.

Die HWR Berlin fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern, wir freuen uns deshalb besonders über die Bewerbungen von Frauen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 15.06.2025 über unser Online-Bewerbungsportal unter https://karriere.hwr-berlin.de/pa9xx (https://karriere.hwr-berlin.de/pa9xx)

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren stehen Ihnen Frau Reitz (030 30877-1451) und Frau Aydin (030 30877-1544) per Mail an bewerbungsverfahren@hwr-berlin.de (mailto:bewerbungsverfahren@hwr-berlin.de) gerne zur Verfügung.

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