Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter <br/> <em>im Sekretariat der Abteilung 2</em> <em>(d/m/w)</em>

Werden Sie Teil der RKI-DNA!

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unsere Abteilung 2 für Epidemiologie und Gesundheitsmonitoring freut sich auf Ihre Bewerbung!

Das Sekretariat der Zentralen Abteilungsverwaltung (ZAV) unterstützt die Abteilungsleitung und die Fachgebiete bei ihren täglich anfallenden Aufgaben. Dies kann von Reisevorbereitung/Nachbereitung, Produktbestellungen, Unterstützung von Präsentationen, Protokollführung in Sitzungen bis hin zu Veranstaltungsplanung und Erlassbearbeitung reichen.

Ihre Aufgabe bei uns

• Erstellung von Abbildungen, Grafiken und Präsentationen in geeigneten Programmen (z.B. Excel, PowerPoint, Visio, Photoshop)
• redaktionelle Überarbeitung von Briefen, Berichten und wissenschaftlichen Manuskripten unter Berücksichtigung der Layoutvorgaben
• Erstellung von Korrespondenz nach (hand-)schriftlicher Vorlage oder Diktat
• Erstellung von Protokollen
• Sichtung und Bearbeitung postalischer Vorgänge inklusive Schriftgutverwaltung im DMS/VBS
• administrative und logistische Abwicklung nationaler und internationaler Veranstaltungen, Tagungen und Workshops sowie Unterstützungsleistungen bei der Koordination der Programminhalte
• Organisation von Telefon- undVideokonferenzen sowie Dienstreisen inkl. Vor- und Nachbereitung
• Bestellungen und Budgetkontrolle für Sachmittel
• Betreuung des Abteilungstelefons (Beantwortung allgemeiner Fragen und Weitervermittlung an vorgegebene Ansprechpersonen)

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder eine vergleichbar qualifizierende Berufsausbildung

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• im sicheren Umgang mit MS Office-Programmen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), insbesondere in der Erstellung von Serienbriefen sowie in der Grafik- und Tabellenerstellung
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mindestens B1

Wünschenswert

• Berufserfahrung im wissenschaftlichen Verwaltungsbereich
• Kenntnisse im Travel Management System (TMS) und MachWeb System
• Erfahrung in der Anwendung von Literaturverwaltungsprogrammen (z. B. Endnote)
• Erfahrung im Umgang mit einem Dokumenten-Management-System (vorzugsweise DMS/VBS, eAkteBund)

Persönliche Kompetenzen

• Leistungsbereitschaft mit vorausschauendem Handeln in Bezug auf den eigenen Arbeitsbereich
• Belastbarkeit mit ständigem Überblick über die eigenen Aufgaben
• Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit zur Sicherung und Verbesserung der Qualität von Arbeitsprozessen
• Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
• Kooperations- und Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis
• Verhandlungsgeschick durch Konzentration auf konkrete Ziele

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Darauf können Sie sich freuen

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
• transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote, wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u.v.m.
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Nicht der richtige Job für Sie? Hier finden Sie mehr: jobs.rki.de (https://jobs.rki.de/).

Weitere Informationen