Am Botanischen Institut der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Termin eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzen.

Die wöchentliche Arbeitszeit entspricht 71,1% einer Vollbeschäftigung (z. Zt. 27,5 Stunden). Die Vergütung erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe TV-L 6.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Korrespondenz, Bearbeitung von Telefonanfragen, Terminplanung von Veranstaltungen und Führungen, Verwaltung und Pflege des Kopiersystems von Institut und Garten, Postverteilung in Institut und Garten, Sammlungsinventur
• Beschaffung und Abrechnung von Büromaterial, Arbeitskleidung und Inventar für den Botanischen Garten
• Verwaltung von Landes- und Drittmitteln des Botanischen Instituts und Gartens: Mittelanforderung und -abrechnung, Auszahlungsanordnungen und Inventarisierung, Mitwirkung bei Beschaffungsanträgen
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten des Botanischen Gartens, u.a. Bearbeitung von Arbeitszeitkonten und Berechnung der Zuschläge für die Lohnbuchhaltung, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Unterstützung bei Auswahlverfahren, Einstellungen und Verlängerungen
• Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Organisation von Veranstaltungen des Botanischen Gartens: Pflege von Multimedia und Socialmedia, Unterstützung der Pressearbeit und des Freundeskreises.

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (Das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen.)
• praktische Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation, insbesondere gängige MS Office-Anwendungen sowie mit Mail-Programmen (Mach Web, UnivIS wünschenswert) gute Kenntnisse in Bestell-, Rechnungs-, Buchungs- und Beschaffungswesen

Kenntnisse im Bereich von Finanzmanagement, Steuern und des Inventarisierungswesens wünschenswert

Erfahrung mit Internet-Auftritten

gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, vergleichbar mit dem Niveau B1 des Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (ein Nachweis ist nicht erforderlich) selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten

Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität

Sie arbeiten fokussiert sowie detail- und problemlösungsorientiert. Sie sind flexibel und zeichnen sich durch eine sehr sorgfältige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise aus. Sie sind kommunikativ, haben einen ausgeprägten Sinn für Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick.

Wir bieten Ihnen:

• eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem teamorientierten Umfeld
• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• vielfältige Vorzüge des Öffentlichen Dienstes, tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• eine gute Work- Life- Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen in diversen Einrichtungen (Mensa, Hochschulsport, Jobtickets, …)

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen inkl. Arbeitszeugnissen senden Sie bitte als eine pdf-Datei bis zum 15.05.2025 an das

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.

Auf die Vorlage von Lichtbildern / Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens alle Unterlagen vernichtet werden. Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir um Übersendung von Kopien ohne Bewerbungsmappen, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.

Weitere Informationen