Tätigkeitsprofil:

Ihr Arbeitsbereich:

Die Stelle ist im Dekanat der Juristischen Fakultät angesiedelt, einer vergleichsweise kleinen Fakultät mit 17 Strukturprofessuren. Die Team-Assistenz unterstützt den Dekan und den/die Fakultätsgeschäftsführer/-in1 bei der Bewältigung des laufenden Tagesgeschäfts. Er/Sie verfügt über ein breitgefächertes Aufgabenspektrum an typischen Sekretariatsaufgaben und arbeitet eng mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten zusammen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u. a. Terminplanung, Telefondienst, Korrespondenz, Postbearbeitung, Wiedervorlage, Aktenablage, Scan- und Kopierarbeiten)
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Verwaltung von Urlaubsscheinen und Vertragslaufzeiten)
• Beschaffung und Inventarisierung (Bedarfsermittlung, Vorbereiten von Beschaffungsanträgen und Zahlungsverfügungen, Kontrolle der Mittelabflüsse)
• Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Vergabe von Besprechungsräumen
• Planung und Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
• Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
• administrative Unterstützung anderer Fakultätsbereiche bei dringendem Bedarf (ggf. Springerfunktion)

Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbarer Abschluss
• Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
• Belastbarkeit bei typischen Arbeitsspitzen im Semesterverlauf
• Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbständiger Arbeit sowie zur Aufgabenpriorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
• sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel, TYPO3) und mit elektronischen Medien
• sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen, sichere Orthographie
• haushaltsrechtliche Grundkenntnisse wünschenswert

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