Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Abteilung in allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben gemeinsam mit einer im Institut bereits tätigen Assistentin, u.a. Buchhaltung inklusive Überwachung und Abstimmung der Buchungen in SAP, Bestellwesen, Recherchearbeiten und Angebotseinholung, Bearbeitung des Postein- und Postausganges
• Planung, Koordination und Verwaltung interner und externer Termine der Arbeitsgruppen
• Unterstützung bei Vertragsangelegenheiten
• Organisation und Unterstützung im On- und Offboarding von Mitarbeitenden und internationalen Gastforscher*innen
• Betreuung von Gästen, Gastwissenschaftler*innen; Ansprechpartner*in für Praktikanten*innen, Studierende, Doktorand*innen und Postdocs
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Verhandlungssichere interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Sitzungen
• Dokumentations- und Berichtswesen, insbesondere: Jährliche Zusammenstellung und Eingabe der übergeordneten Abteilungsdaten in die Datenbank zur Berichterstattung an den Zuwendungsgeber

Anforderungsprofil:

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, freundliches und professionelles Auftreten
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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