Tätigkeitsprofil:

Kennziffer: 20/25

Entgeltgruppe: E 8 TV-L

Besetzbar: ab sofort

Befristung: unbefristet

Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
(eine vollzeitnahe Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich)

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

• Büroorganisation im Kontext „Internationales“
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen durch Überwachung und Verteilung des elektronischen Posteingangs nach Zuständigkeiten an die Mitarbeitenden, sowie Wiedervorlagenkontrolle und Fertigung von Entscheidungsvorlagen für die Referatsleitung
  • Ausbildung und Betreuung von Auszubildenden im Referat
  • Verfassen von Referats- und sonstiger Protokolle
  • Terminvereinbarungen/-kontrolle, Koordination offener Repräsentationstermine
  • Listenführung und –pflege (Kontakte, Reiseplanung, Abwesenheit, Urlaub)
  • Grafische Gestaltung und bildliche Ergänzung von Dokumenten
  • Erstellen von Glückwunschschreiben für die Regierende Bürgermeisterin anlässlich der Nationalfeiertage
  • Allgemeine Büroorganisation
  • Betreuung des E-Mail-Postfachs „Internationales“
• Koordination offener Repräsentationstermine
• Reisevorbereitungen in Kooperation mit den regional zuständigen Referentinnen und Referenten, dem Auswärtigen Amt und ausländischen Institutionen
• Vorbereitung interner und externer Besprechungen
• Organisation von Veranstaltungen, Besucherbetreuung

Anforderungsprofil:

Sie bringen mit:

Tarifbeschäftigte
Eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I.

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt Berlin mitgestalten können
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen
• die Möglichkeit,Beruf und Familie zu vereinbaren, indem Sieflexibel in Teilzeit und auch mobil arbeiten können(Die Senatskanzlei wurde am 07.12.2023 mit dem Gütesiegel "familienfreundlicher Arbeitgeber Land Berlin (GfA)" ausgezeichnet.)
• vielfältige Gesundheitsangebote, bei denen Sie an verschiedenen sportlichen Aktivitäten und am Chor teilnehmen können sowie die Nutzung einer kostenfreien externen Sozialberatung
• ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns für Chancengerechtigkeit einsetzen.

Erforderliche Bewerbungsunterlagen:

• Bewerbungsanschreiben
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweise der Studien- bzw. Berufsabschlüsse (bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten; weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen)
• aktuelle dienstliche Beurteilungen/Arbeitszeugnisse (sollte keine aktuelle dienstliche Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie, die Erstellung einzuleiten)
• die Übersendung eines Passfotos ist nicht erforderlich
• Angehörige des öffentlichen Dienstes: Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht unter Angabe der personalaktenführenden Stelle als separates Schreiben
• ggf. bei Angabe der Schwerbehinderung: Nachweis der Schwerbehinderungoder Gleichstellungsbescheid

Hinweise:
Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.

Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Der gesamte Auswahlprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über das Berliner Karriereporal (sh. Link).

Weitere Informationen