Tätigkeitsprofil:

Ihr Aufgabengebiet:

Sie sind die „gute Seele“ der Abteilung 1 und unterstützen als Vorzimmerkraft den Abteilungsleiter 1 durch Übernahme von organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Hierzu gehören vorwiegend folgende Tätigkeiten:

• Büroorganisation
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Terminplanung, -koordinierung und –kontrolle, Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Bündelung und Weiterleitung der Ergebnisse von Abfragen in der Abteilung
• Zusammenstellen von Gesprächsunterlagen
• Allgemeine Textverarbeitung, selbständiger Entwurf einfacher Texte
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
• Gästeempfang
• Adressverwaltung, Schriftgutablage
• Organisation und Abrechnung von In- und Auslandsdienstreisen
• Betreuung von Praktikanten und Auszubildenden
• Unterstützung der Referate der Abteilung, z.B. bei der Organisation von Veranstaltungen
• Vertretung der Vorzimmerkräfte des Büros des Ministers und der Staatssekretärin

Anforderungsprofil:

Was Sie mitbringen:

Unabdingbar:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder -kommunikation, Rechtsanwalts-, Notar-, Justiz-, Versicherungs- oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Laufbahnprüfung für den mittleren nichttechnischen Dienst oder
• abgeschlossene Berufsausbildung und erfolgreich abgeschlossene Fortbildung zur/zum Geprüfte/n Sekretariatsfachkraft bzw. Sekretär/in oder
• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung und gleichwertige Fähigkeiten durch mindestens dreijährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder kundenorientierten Servicebereich.

Sonstige Anforderungen:

• routinierter Umgang mit der üblichen Bürosoftware, insbesondere MS Outlook, Word, PowerPoint und dem Internet
• gute Rechtschreibkenntnisse
• Bereitschaft zur Einarbeitung in verwaltungsinterne IT-Lösungen, z.B. EL.DOK
• Bereitschaft, die Arbeitszeit an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen

Von Vorteil:

• Erfahrungen in der Vorzimmertätigkeit/Chefassistenz, zumindest im Rahmen der Ausbildung
• Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
• SAP-Kenntnisse oder Bereitschaft, sich diese anzueignen
• Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Weitere wichtige Kompetenzen:

• sehr gute Umgangs- und Ausdrucksformen
• freundliches Auftreten und Durchsetzungsfähigkeit
• hohe Motivation und Lernbereitschaft
• Kooperations-, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität
• gutes Organisationstalent
• Selbständigkeit und Eigeninitiative
• ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• hohes Servicebewusstsein

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