Tätigkeitsprofil:

• Planung und Koordination interner Abläufe, Termine sowie allgemeiner administrativer Korrespondenz
• Abstimmung und Organisation von Meetings, Besprechungen und Workshops
• Verantwortung für die strukturierte Organisation und Aktualisierung digitaler Unterlagen
• Koordination von Einstellungsverfahren und Vertragsangelegenheiten für Gäste in enger Zusammenarbeit mit HR und den entsprechenden Abteilungen.
• Unterstützung des wissenschaftlichen Personals und der Projektteams bei regelkonformen Beschaffungs- und Versandprozessen – in enger Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung
• Eigenständige Planung und Organisation von Geschäftsreisen
• Mitwirkung bei der organisatorischen und logistischen Umsetzung von Veranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsräumen
• Vertretung der Assistenz des Direktors

Anforderungsprofil:

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise ergänzt durch eine oder mehrere der oben genannten Kompetenzen – wie ausgeprägtes Organisationstalent, Erfahrung im administrativen Bereich und einen sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (mindestens B2); die Arbeitssprache am Institut ist überwiegend Englisch
• Hohes Maß an Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im interdisziplinären Umfeld
• Angenehmes, sicheres Auftreten und ein respektvoller, offener Kommunikationsstil
• Ausgeprägte Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Word und Excel sowie ein generelles Interesse an digitalen Arbeitsprozessen; SAP-Erfahrung ist von Vorteil – ebenso die Offenheit, sich in neue Tools einzuarbeiten

Idealerweise verfügen Sie über:

• Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen
• Erfahrung in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung an einer Universität oder einer außeruniversitären Forschungseinrichtung
• Weitere Kenntnisse in relevanten Sprachen (z.B. Spanisch, Französisch, Italienisch)

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