Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben:

• Führen des Sekretariats der Institutsleitung/Allgemeines Büromanagement

• Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs der Institutsleitung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Überwachung von Fristvorlagen
• Kommunikation mit internen und externen Beteiligten
• Gremienbetreuung

• Terminkoordination

• Verwaltung und Pflege des Terminkalenders der Institutsleitung
• Vor- und Nachbereitung repräsentativer Termine
• Planung und Mithilfe bei der Vorbereitung von Dienstreisen der Institutsleitung

• Veranstaltungsmanagement

• Mithilfe bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von hausinternen Veranstaltungen
• Bewirtung von Gästen

• Kommunikation mit internen und externen Beteiligten

Anforderungsprofil:

Sie verfügen über:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem Büro- oder Verwaltungsberuf. Ein erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I ist von Vorteil.
• Bereitschaft, die Arbeitszeit an den Erfordernissen des Arbeitsplatzes auszurichten
• Gute MS Office Kenntnisse in Theorie und Praxis
• Deutschkenntnisse (mindestens vergleichbar Level C2 GeR)
• Strukturierte terminorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Schnittstellenkompetenz und Vertrauenswürdigkeit

Idealerweise erfüllen Sie auch folgende Anforderungen:

• Englischkenntnisse (mindestens vergleichbar Level B1 GeR)
• Zum Anforderungsprofil passende, einschlägige Berufserfahrung

Weitere Informationen