Tätigkeitsprofil:

Ihre Aufgaben:

1. administrativer/organisatorischer Aufgabenbereich:

• Anlage und Führen von Schülerakten sowie ständige Aktualisierung der Schülerlisten
• Postbearbeitung, Entgegennahme und Weiterleitung von Meldungen
• allgemeine Korrespondenz (z.B. Schülerausweise, Zeugnisabschriften, usw.), Telefonvermittlung, Auskünfte, Beantwortung allgemeiner Fragen, Terminüberwachung, Betreuung des Publikumsverkehres
• Unterstützung der Schulleitung bei schulorganisatorischen Angelegenheiten
• Bearbeitung der Schülerbeförderungsangelegenheiten
• Führen der Statistiken und Registraturarbeiten

2. finanztechnischer Aufgabenbereich:

• Führen des Schulhaushaltes laut gültiger Dienstanweisung und Inventarisierung
• Materialbeschaffung und –verwaltung einschließlich Preisermittlung, Angebotseinholung, Zuschlagerteilung nach Vergaberecht und Abwicklung
• verwaltungsseitige Unterstützung des Hausmeisters
• Vorbereitung der Vergabe von Unterrichtsräumen und Sporthallen mit den entsprechenden Nutzungsverträgen
• Kontrolle der Einhaltung der Konzessionsverträge der Essensanbieter
• Verwaltung der Kopierkarten (Ausgabe, Guthabenaufladung, Einzahlung Kopiergeld)

Anforderungsprofil:

zwingende Einstellungsvoraussetzungen:

• einen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) bzw. geprüfte/r Verwaltungs-angestellte/r (m/w/d) (Fortbildungslehrgang I) oder
• einen Abschluss als Bürokauffrau/-kaufmann (m/w/d), Fachangestellte/r für Bürokommunikation (m/w/d) bzw. Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) oder
• einen Abschluss als Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d), Notarfachangestellte/r (m/w/d), Patentanwaltsfachangestellte/r (m/w/d), Justizfachangestellte/r (m/w/d), Sozialversicherungsfachangestellte/r (m/w/d), Steuerfachangestellte/r (m/w/d), Bankkauffrau/-mann (m/w/d) bzw. Industriekauffrau/-mann (m/w/d)
• Führungszeugnis (Vorlage im Falle einer Einstellung erforderlich)

darüber hinaus sind folgende Kenntnisse/Fähigkeiten/Kompetenzen wünschenswert:

• fundierte Kenntnisse des Haushaltskassensystems, der Geschäftsabläufe und der aktuell gültigen Dienstanweisungen, welche die Schulabläufe und Bewirtschaftung der Haushaltsmittel betreffen
• Grundkenntnisse der Schülerbeförderung, in der Berechnung der Hortgebühren, des Anordnungswesen der Kreiskasse sowie des Vergabe- und des Haushaltsrechts
• sicherer Umgang der Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel) und dem Fachprogramm WinSchool
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kontaktfreudigkeit
• Organisationsgeschick und ein selbstbewusstes Auftreten
• eine zuverlässige, sorgfältige und zielorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit zur Problemerkennung
• Führerschein Klasse B und die Bereitschaft, das Privatfahrzeug unter Beachtung des Thüringer Reisekostengesetzes auch für dienstliche Zwecke zu nutzen

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