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Sach­be­ar­bei­ter Se­kre­ta­ri­at (w/m/d)

Arbeitgeber: Landeshauptstadt Potsdam, Fachbereich Bauaufsicht, Denkmalpflege, Umwelt und Natur

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Potsdam
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Arbeitszeit
Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer
Unbefristet
Bewerbungsfrist
28.11.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kennziffer
442.000.11
Kontakt
Herr Stoldt

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Tätigkeitsprofil:

Büromanagement

  • Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten von allgemeiner Büro- und Routinearbeit.
  • Verwaltung, Planung und Kontrolle von Terminen,
  • Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgang des Bereiches,
  • Schreibarbeiten und Korrespondenzen, Entwurf, Gestaltung und Formulierung von Schriftstücken unter Anwendung der DV,
  • Wiedervorlage von Vorgängen,
  • Aufnahme und Erstellung von Protokollen,
  • Koordinierung von Beschluss- und Mitteilungsvorlagen,
  • Aufarbeitung und Bereitstellung von Unterlagen einschl. Recherche für interne und externe Besprechungen, Konferenzen, Arbeitsgruppen,
  • Beschaffung und wirtschaftliche Verwaltung von Büromaterial (Vertretung) und Schriftgut,
  • Ablage und Archivierung von Akten und
  • Empfang und Betreuung von Besuchenden.

Bürokommunikation

  • Telefondienst und souveräne Führung von Telefongesprächen,
  • Bereitstellung von Unterlagen,
  • Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende und nachfragende Personen,
  • Erfassung, Verarbeitung und Verwendung von Informationen und Daten aus dem Bereich, Aufbereitung der Daten
  • Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweiligen Mitarbeitenden und
  • Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation, Nutzung aktueller Bürokommunikationsmedien.

Teilsachbearbeitung

  • Vorbereitende Zusammenstellung von fallbezogenen Vorgängen, die durch die Bereichsleitung bearbeitet werden,
  • erteilen von Auskünften an antragstellende Personen und
  • Aufnahme von Stammdaten in ProDenkmal (Vertretung).

Anforderungsprofil:

  • Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r,
  • einschlägige Berufserfahrungen im Aufgabengebiet,
  • Kenntnisse in der Büroorganisation,
  • Grundlagenkenntnisse des Verwaltungsrechts,
  • sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
  • Teamfähigkeit, Dienstleistungskompetenz, Verantwortungsbereitschaft und Loyalität,
  • Kommunikations- und Kooperationskompetenz und
  • Interesse an Denkmalschutz und Denkmalpflege.

Eingruppierung: E 6 TVÖD/VKA

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