Tätigkeitsprofil:

Koordinieren. Organisieren. Kontrollieren.
Das fünfköpfige Team im Sachgebiet Verwaltung und Finanzen ist für die Bereiche Haushalt, Buchhaltung, Auszahlung der Fördermittel für Projektträger, Beschaffung, IT-Systeme und -Infrastruktur, Dienstreisefragen und technisches Facility Management zuständig.
Als Mitarbeiter*in des Sachgebiets sind Sie verantwortlich für die Sicherstellung des reibungslosen Betriebes unserer Bürogebäude, die Überwachung der Funktionalität der technischen Anlagen, die Planung und Koordination von Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben, die Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie die Gewährleistung von Sicherheits-, Arbeitsschutz- und Umweltstandards.

Ihre Aufgaben im Einzelnen:
• Sie sind Ansprechperson für Vorstand und Beschäftigte für alle Belange im Zusammenhang mit dem Betrieb der Bürogebäude.
• Sie kontrollieren eigenständig und vorausschauend die Einhaltung von Wartungs-, Prüf- und Reinigungsintervallen unserer Dienstleister und koordinieren deren Einsätze, weisen externe Firmen ein und nehmen deren Arbeitsergebnisse ab.
• Sie kümmern sich lösungsorientiert um baldige Beseitigung von Mängeln und Schäden an und in den Bürogebäuden.
• Sie unterstützen unsere Vergabestelle bei der Durchführung von Ausschreibungsverfahren im Bereich des Gebäudemanagements sowie der Materialbeschaffung, z.B. die Erstellung von Entscheidungsvorlagen (Vermerke), die Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen oder durch Recherche nach geeigneten Unternehmen.
• Sie richten Arbeitsplätze unter Beachtung der Arbeitsschutzvorschriften ein.
• Sie sorgen für Materialnachschub und führen gelegentlich selbst einfache Wartungsarbeiten durch.
• Mit Ihren guten Office-Kenntnissen erledigen Sie Ihre Korrespondenz selbst, führen Statistiken, Übersichten und die Inventarliste.
• Sie führen notwendige Fahrten für Transport und/oder Beschaffung in Halle (Saale) bzw. zwischen Halle (Saale) und Berlin durch, buchen bei Bedarf ein geeignetes Mietfahrzeug und rechnen diese Dienstreisen entsprechend der Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes eigenständig ab.
• Als Sicherheitsbeauftragte*r betreuen Sie den Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.

Anforderungsprofil:

Teamorientiert. Fachkundig. Aktiv.
Für diese abwechslungsreichen Aufgaben bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung etwa als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement bzw. Vorgängerberufe oder als Verwaltungsfachangestellte*r mit Schwerpunkt Gebäudemanagement oder vergleichbare Qualifikationen.
• Sie verfügen über Berufserfahrungen in den genannten Bereichen.
• Sie besitzen idealerweise einen PKW-Führerschein und können erforderliche Dienstfahrten mit einem Mietfahrzeug realisieren.
• Sie verfügen über Kenntnisse der Arbeitsschutzgesetze und haben eine Ausbildung als Sicherheitsbeauftragte*r oder die Bereitschaft, sich entsprechend ausbilden zu lassen.
• Sie haben ein ausgeprägtes technisches und handwerkliches Verständnis, Verantwortungsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen.
• Sie denken und handeln vorausschauend, arbeiten strukturiert und verfügen über gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sie sind offen für Veränderung, haben einen Sinn für reibungslose Abläufe und Freude an Teamarbeit.
• Gute anwendungsbereite Kenntnisse gängiger Softwareprodukte (MS Office, Adobe Professional, MS Teams) runden Ihr Profil ab.

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