Tätigkeitsprofil:

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungs­zentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und ressourcen­schützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten Forschungs­zentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Als Projektträger sind wir starker Partner von Wissen­schaft, Wirt­schaft und Politik. Wir setzen Förder­mittel effizient und zielgerichtet ein, damit innovative Ideen wachsen können. Gemeinsam mit unseren Auftrag­gebenden in Bund, Ländern und der Europäischen Kommission setzen wir neue Maßstäbe für den gesell­schaft­lichen Fort­schritt. Unser Fach­bereich „Informations- und Kommunikations­technik“ (SPF 4), einschließlich der Fach­gruppe „IT-Infrastruktur“ (SPF 41), unter­stützt die Geschäfts­bereiche rund um die IT, Informations­sicherheit und Daten­schutz­fragen.

Verstärken Sie uns zum nächst­möglichen Zeitpunkt als

Sachbearbeiter:in/ Sekretär:in im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik(w/m/d)

Dienstort: Jülich

Ihre Aufgaben:

• Sie arbeiten in einem Team, bestehend aus 19 Kolleg:innen und unter­stützen den Fach­bereich SPF4 bei viel­fältigen Aufgaben rund um die Informations- und Kommunikations­technik.
• Zu Ihren Aufgaben zählt die Vorbereitung von Dienst­antritten neuer Mitarbeiter:innen– unter anderem durch die Beantragung von E-Mail-Adressen sowie die Pflege der dazu­gehörigen Adress­verwaltung.
• Sie übernehmen die Verant­wortung für die Inventarisierung und Ausgabe von Hardware und sorgen für eine strukturierte Bestands­verwaltung sowie eine reibungs­lose Lagerlogistik.
• Darüber hinaus planen, organisieren und begleiten Sie interne Umzüge und koordinieren die flächen­deckende Erneuerung der IT-Grund­ausstattung.
• Eine enge Zusammen­arbeit mit den relevanten Schnitt­stellen innerhalb des Forschungs­zentrums und des PtJ ist dabei selbst­verständlich.
• Sie kümmern sich um die Bestellung von Hardware und Software und behalten den Status der jeweiligen Bestellungen stets im Blick.
• Außerdem unterstützen Sie die Führungs­kraft durch die Über­nahme von Sekretariats­aufgaben, die Koordination von Terminen, das Erstellen von Listen und Statistiken sowie die Vorbereitung kleinerer virtueller und Vor-Ort-Sitzungen– inklusive der Planung von Dienst­reisen der Kolleg:innen des Fach­bereichs.
• Sie bringen sich aktiv in die Weiter­entwicklung und Optimierung adminis­trativer Abläufe ein.
• Schließlich über­nehmen Sie die Planung von Team­events und tragen damit zu einer positiven Arbeits­atmosphäre bei.

Anforderungsprofil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kauf­männische oder verwaltungs­bezogene Ausbildung.
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen IT, Einkauf und/oder Material­wirtschaft sowie betriebs­wirtschaft­liche Grund­kenntnisse sind von Vorteil.
• Die gängigen Anwendungs­programme (MSOffice) wenden Sie sicher an.
• Sie verfügen über gute Deutsch­kenntnisse in Wort und Schrift (C1-Level) sowie eine ausge­prägte Kommunikations­stärke.
• Ein sorgfältiger Arbeits­stil sowie eine strukturierte Arbeits­weise zeichnen Ihre Persön­lichkeit aus.
• Teamfähigkeit, Eigen­initiative und Einsatz­bereit­schaft sind ebenso gefragt wie die Bereit­schaft, über den Tellerrand hinaus­zublicken.
• Verbindliche Umgangs­formen und ein hohes Maß an Vertrauens­würdigkeit sind für Sie selbst­verständlich.
• Sie arbeiten gerne in inter­disziplinären Teams, auch standort­übergreifend, und überzeugen durch eine zuver­lässige Arbeits­weise.

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