Tätigkeitsprofil:

• Sie assistieren bei der Durchführung aller Büroorganisationsaufgaben für den Institutsbereich
• Sie unterstützen die Institutsbereichsleitung und die Abteilungsleitungen bei organisatorischen Aufgaben
• Sie sind aktiv an der Planung und erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen, sowohl vor Ort als auch online, beteiligt und sorgen dafür, dass unsere Events reibungslos und professionell ablaufen
• Unterstützend werden Sie bei der Herstellung und Aufbereitung von Vortragsmaterial auch in englischer Sprache tätig
• Die eigenverantwortliche Annahme, Kontrolle und sachgerechte Einlagerung bestellter Artikel gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Überprüfung und Buchung des Wareneingangs
• Zudem betreuen Sie sowohl nationale als auch internationale Gäste
• Die Unterstützung der Abteilungsleitungen sowie der Institutsbereichsleitungen bei der Vorbereitung von Besprechungen gehört zu Ihren Aufgaben – sowohl intern als auch mit wichtigen externen Partner:innen
• Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen dem Management des Institutsbereichs und den Geschäftsstellen der strategischen Initiativen
• Die Ablage und Digitalisierung von z.B. Projektverträgen und weiteren internen Prozessen unterstützen Sie ebenfalls
• Sie pflegen den Kontakt zu wichtigen internen Schnittstellen im Forschungszentrum und unterstützen das administrative und operative Tagesgeschäft

Anforderungsprofil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung, Fremdsprachen (B2- / C1-Level) oder Eventmanagement
• Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten mit, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftssektor mit Erfahrung in der Assistenz von Führungs­kräften / Leitungspositionen
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Sie haben Erfahrung in kaufmännischen, verwaltenden und disponierenden Abläufen und in der Interaktion mit der Zentraladministration
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besucher:innen zeichnen Sie aus
• Sie besitzen ausgeprägte persönliche, soziale und interkulturelle Kompetenz
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent, Selbstständigkeit, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind für Sie genauso selbstverständlich wie eine serviceorientierte und äußerst strukturierte Arbeitsweise sowie Empathie im Umgang mit Kolleg:innen und Vorgesetzten
• Ihre sehr guten deutschen und englischen Sprachkenntnisse und Ihre Fähigkeit, auch in turbulenten Phasen die Übersicht zu behalten, ergänzen Ihre fachlichen Qualifikationen

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