Tätigkeitsprofil:

• Büromanagement – Sie decken die gesamte Bandbreite aller anfallenden Assistenz- und Organisationsaufgaben des Geschäftszimmers ab. Sie verantworten z. B. das Terminmanagement der Abteilungsleitung, bearbeiten eigenständig ein- und ausgehende Korrespondenz und sind Ansprechperson für interne und externe Partnerinnen und Partner.
• Fristenmanagement – Sie übernehmen das abteilungsinterne Controlling für die termingerechte Aufgabenerfüllung.
• Reise- und Veranstaltungsmanagement – Die Koordination der Dienstreisen der Abteilungsleitung und deren Reiseplanung fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich. Zudem unterstützen Sie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
• Recherche und Reporting – Sie protokollieren Besprechungen, übernehmen eigenständig Rechercheaufgaben und bereiten die Ergebnisse adressatengerecht auf. Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Abteilungsleitung.

Anforderungsprofil:

• Sie verfügen über eine dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes oder der Länder.
• Sie haben bereits mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können, idealerweise als Assistenz in einer repräsentativen Funktion.
• Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.
• Sehr gute Kenntnisse in allen MS-Office-Programmen setzen wir voraus.
• Sie zeichnen sich zudem durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit aus und übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

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