EU-weite Ausschreibung nach VgV
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb - Bekanntmachung vergebener Aufträge

Vertragspartei und Dienstleister

Beschaffer:
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Identifikationsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl / Ort: 85764 Neuherberg
NUTS-3-Code: DE21H
Land: Deutschland
Kontaktstelle: Vergabestelle - Einkauf und Materialwirtschaft
E-Mail: bianca.lander@helmholtz-munich.de
Telefon: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Art des öffentlichen Auftraggebers: Von einer Bundesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen
Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
Federführendes Mitglied: Ja
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein

Verfahren

Zweck:
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Beschreibung:
Interne Kennung: VgV_2024-051
Titel: Bewerbermanagementsystem
Beschreibung: Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die befristete Überlassung eines Bewerbermanagement-Systems (BMS) als SaaS (Software as a Service), deren Einführung und Pflege. Das BMS ist eine Cloud Lösung, die DSGVO-konform durch
den Auftragnehmer zu hosten ist. Des Weiteren berät der Auftragnehmer den Auftraggeber in der Einführung, Nutzung und Konfiguration des Systems. Derzeit wird mit einem Bewerbermanagementsystem gearbeitet, das im Jahr 2020 eingeführt wurde.
Folgende Ziele sollen mit der Bewerbermanagement-Software erreicht werden:
Effektive Gestaltung des Recruiting Prozesses für alle Beteiligten unter Berücksichtigung der Besonderheiten des öffentlichen Dienstes
Aufgaben automatisieren, Prozesse beschleunigen
Gewährleistung einer hervorragenden Candidate Experience
Auswertungsmöglichkeiten zur internen Prozesseffektivität, zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit von Personalmarketinginstrumenten und zur Candidate Journey
Abbildung des komplexen Bewertungsverfahrens in den wissenschaftlichen Abteilungen
Datenschutz-konforme und technisch zuverlässige Datenverarbeitung
Art des Auftrags: Lieferungen
Umfang der Auftragsvergabe:
Hauptklassifizierung (CPV-Code):
CPV-Code Hauptteil: 48000000-8
Ort, an dem die Beschaffung für das gesamte Verfahren stattfinden soll:
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl / Ort: Neuherberg 85764
NUTS-3-Code: DE21H
Land: Deutschland
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften:
Einzelheiten zum Verfahrenstyp:
Verfahrensart:
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Einstellung des Wettbewerbs:
Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet: Nein
Zusätzliche Informationen:
Zusätzliche Informationen: Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt erst nach Abgabe der Angebote und nach der Bewertung (inkl. Teststellung) mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Wertungsmatrix). Sollten sich zwei oder mehrere Bieter auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bewerber komplett eingeladen. Die Einladung zur ersten Verhandlungsrunde ist voraussichtlich für den 21.03.2025 geplant. Geplanter Zeitraum für die erste Verhandlungsrunde: 24.03.2025 bis 26.03.2025.
Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrund würde mit maximal drei (3) Bietern erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Die Einladung zur zweiten Verhandlungsrunde ist voraussichtlich für den 11.04.2025 eingeplant. Geplanter Zeitraum für die zweite Verhandlungsrunde: 14.04.2025..
Bitte halten Sie sich diese Termine frei!
Es ist geplant, dass die Verhandlungen in Form einer Videokonferenz stattfinden.
Testzeitraum: 24.02.2025 bis 14.03.2025.

Beschaffungsinformationen (allgemein)

Vergabeverfahren:
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ):
Bedingungen der Auktion:
Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Auftragsvergabeverfahren:
Rahmenvereinbarung geschlossen: Keine Rahmenvereinbarung
Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Entfällt
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt:
oben genannte Kontaktstelle
Überprüfung:
Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren:
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Identifikationsnummer: keine Angabe
Internet-Adresse (URL): https://www.bundeskartellamt.de
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl / Ort: 53123 Bonn
NUTS-3-Code: DEA22
Land: Deutschland
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Telefon: +49 22894990
Fax.: +49 2289499163
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt:
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Identifikationsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl / Ort: 85764 Neuherberg
NUTS-3-Code: DE21H
Land: Deutschland
E-Mail: bianca.lander@helmholtz-munich.de
Telefon: +49 8931872727
Fax.: +49 8931873327
Schlichtungsstelle:
Identifikationsnummer: keine Angabe
NUTS-3-Code: DE21H

Beschaffungsinformationen (speziell)

Vergabeverfahren:
Beschreibung der Beschaffung:
Beschreibung: Lizenzen (ca. 2.500 Mitarbeiter, ca, 600 Systemnutzer, ca. 12.000 Bewerbungen), Implementierung, Schnittstellen, Workshop & Schulung, Wartung & Support
Umfang der Auftragsvergabe:
Art der Auftragsvergabe:
Art der strategischen Beschaffung:
Erfüllungsort:
Geschätzte Laufzeit:
Verlängerungen und Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt 24 Monate ab 01.08.2025. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um 1 Jahr, wenn dieser nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Verlängerung - Maximale Anzahl: 12
Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen:
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: Ja
Verwendung von EU-Mitteln:
Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Zusätzliche Informationen:
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots:
Zuschlagskriterien:
Qualitätskriterium
Leistung, Beschreibung: Leistung, Gewichtung: 50,00
Kostenkriterium
Preis, Beschreibung: Preis, Gewichtung: 50,00
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge:
Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge - CVD): Nein

Ergebnis

Ergebnisse der Beschaffung:
Zuschlagsstatus:
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt
Eingegangene Einreichungen - Statistik:
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1
Gewinner 1:
Bieter:
Offizielle Bezeichnung: BITE GmbH
Vergabe von Unteraufträgen:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 07.05.2025

Bieter

Offizielle Bezeichnung: BITE GmbH
Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID): DE260078815
Postanschrift: Magirus-Deutz-Str 12
Postleitzahl / Ort: 89077 Ulm
NUTS-3-Code: DE144
Land: Deutschland
E-Mail: hubert.ketterer@b-ite.de
Telefon: +49 7311411500
Fax: +49 7311411500
Unternehmensgröße: Mittleres Unternehmen
Der Gewinner ist börsennotiert: Nein

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