Durchführung von thematischen Besucherreisen im Auftrag des Auswärtigen Amtes

Hintergrund und Programmbeschreibung:

Im Rahmen des Besucherprogramms der Bundesrepublik Deutschland lädt das Auswärtige Amt (AA) Multiplikatoren aus aller Welt – Medienschaffende, Publizistinnen und Publizisten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler,
Influencerinnen und Influencer, Künstlerinnen und Künstler, Aktivistinnen und Aktivisten sowie Regierungsmitarbeiterinnen und Regierungsmitarbeiter zu thematisch fokussierten ca. einwöchigen Reisen nach Deutschland ein.

Diese Besucherreisen bieten Gelegenheit, Meinungsführerinnen und Meinungsführer in den jeweiligen Ländern mit deutschen Perspektiven und Arbeitsweisen vertraut zu machen, auf diese Weise Verständnis und Wohlwollen für Deutschland zu wecken und von deutscher Seite im Dialog von den internationalen Gästen zu lernen. Die Auslandsvertretungen gewinnen und vertiefen durch diese Einladungen relevante Kontakte in ihren Gastländern.

Beschreibung:

Das Spektrum der Themen ist breit und orientiert sich an den außenpolitischen Prioritäten der Bundesregierung: so fanden in den letzten Jahren beispielsweise internationale Themenreisen zu den Themen Energiewende und Klimaschutz, Migration, Innovation, Urban Diplomacy, Erinnerungskultur, Kulturgüterrückgabe, zum Berliner Theatertreffen sowie zum Umgang mit Desinformation statt.

Die Reisegruppen bestehen i.d.R. aus 10-16 Teilnehmenden aus verschiedenen Ländern; in Einzelfällen gibt es auch Länderreisen mit Teilnehmenden aus nur einem Land.
Es wird unterschieden zwischen „Globalreisen“ (international gemischte Teilnehmerzusammensetzung) und „Regionalreisen“ (Teilnehmende kommen alle aus einer bestimmten Weltregion (z.B. Europa, Lateinamerika, Südostasien) bzw. einem einzigen Land (z.B. Indien).
Die Reisedauer beträgt i.d.R. 5-7 Tage; kann bei besonderen Formaten aber auch länger oder kürzer sein. Im Verlauf der Reise findet i.d.R. ein Gesprächstermin inkl. Mittagessen im AA statt. Die Durchführung der Reisen findet i.d.R. in Berlin statt, kann je nach Themensetzung aber auch (tageweise) an anderen Orten in Deutschland stattfinden.

Es ist beabsichtigt, ab dem Haushaltsjahr 2027 pro Jahr ca. 40-50 Reisen durchzuführen, in Abhängigkeit der zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel. Dabei wird für die Durchführung ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von zwei Jahren mit der eventuellen Option der Verlängerung um 1 x 1 Jahr oder 2 x 1 Jahr und jährlichen Mindest- und Höchstabnahmemengen angestrebt.

Das Programm ist ein wichtiges Instrument für die Vermittlung eines differenzierten modernen Deutschlandbildes an internationale Multiplikatoren und für die Erweiterung des Kontaktnetzwerks der Auslandsvertretungen.
Die Themensetzung und Teilnehmendenauswahl erfolgen durch das AA in Zusammenarbeit mit den Auslandsvertretungen; die Auslandsvertretungen sprechen den Teilnehmenden aus ihrem jeweiligen Gastland bzw. Amtsbezirk die Einladungen aus.

Art und Umfang der Leistung:

Nach Festlegung der Reisethemen durch das AA konzipiert der/die externe/n Anbieter dementsprechende Programmentwürfe, die sie mit dem AA abstimmen und organisieren deren Umsetzung (Gesprächsanfragen, Terminabstimmungen, ggf. Beauftragung von ModeratorInnen, Transporte, Unterkunft und Verpflegung).

Die Reiseplanung, -Buchungen und -Durchführung inkl. Begleitung der Reisen in Deutschland sollen durch einen/mehrere externe/n Anbieter in enger Abstimmung mit dem AA umgesetzt werden. Die Projektsprache in der Abstimmung mit dem Auswärtigen Amt und deutschen Stellen während der Reisen ist Deutsch; die Durchführungssprache mit den internationalen Teilnehmenden ist Englisch (ca. 80% der Reisen) oder (bei regionalem Fokus)
Französisch, Spanisch oder Arabisch. Nur in Einzelfällen ist eine Verdolmetschung vorgesehen.

Nach Übermittlung der Teilnehmenden-Listen durch das AA übernehmen die Anbieter das Gäste-Management (Reisebuchungen in Economy Klasse, passende Hotelbuchungen in 3-4 Sterne Mittelklassehotels, ggf. Visaverfahrensabstimmung mit den AVen, Kommunikation zu Programm und Reiseverlauf mit den Teilnehmenden).

Die Anbieter stellen während der Reise die Begleitung der Gruppe durch entsprechend qualifizierte und interkulturell erfahrene Begleitpersonen bzw. ModeratorInnen sicher und
übermitteln nach der Reise einen Bericht über den Verlauf der Reise mit Bewertung des Reiseerfolges.

Fragen zum Interessenbekundungsverfahren: Bitte senden Sie Ihre Fragen an: vergabe@bfaa.bund.de/ Rückfragen können bis 23.09.2025 gestellt werden.

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