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De­ka­nat­s­se­kre­tär/in

Arbeitgeber: Universität Bielefeld

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Wissenschaft und Technik
Ort
Bielefeld
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Arbeitszeit
Teilzeit
Anstellungsdauer
Unbefristet
Bewerbungsfrist
04.10.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kennziffer
tech18079
Kontakt
Frau Anika Gorges
Telefon:  0521 106-3455
Mailkontakt

Hinweis: service.bund.de ist nur die Veröffentlichungsplattform für Stellenangebote, die Verantwortung für Inhalt und Richtigkeit der einzelnen Angebote (und somit auch für die Dauer der Veröffentlichung, die vorzeitige Beendigung derselben, für die Angabe von Veröffentlichungsdaten und Bewerbungsfristen) obliegt ausschließlich der jeweils ausschreibenden Organisation. Verwenden Sie daher bitte ausschließlich die Kontaktdaten der ausschreibenden Institution aus dem Stellenangebot, wenn Sie:

  • eine inhaltliche Frage oder Anmerkung zu einem Stellenangebot haben
  • oder sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben möchten

Tätigkeitsprofil:

Für die Technische Fakultät suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit eine/einen

Dekanatssekretärin/Dekanatssekretär
(E6 TV-L, unbefristet)

Ihre Aufgaben

  • Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (65 %), u. a.
  • Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und ausgang
  • Belegungsplanung der Besprechungsräume der Fakultät
  • Erledigung der Korrespondenz sowie Auskunftserteilung (Auskunftserteilung teilweise auch in Englisch)
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Fakultätsveranstaltungen (Einladungen, Raumreservierung, Catering etc.)
  • Entgegennahme von Anfragen (intern und extern) und Weiterleitung an die zuständige Stelle
  • Vor- und Aufbereitung von Verwaltungsvorgängen des Dekanats inklusive Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Fakultätskonferenz, Forschungskommission etc.); organisatorische und aktenseitige Vorbereitung von Terminen; Systematisieren, Organisieren und Verwalten der Ordnerstruktur/ Aktenablage, sowohl in Papierform als auch elektronisch (20 %)
  • Hilfskraftangelegenheiten (Einstellung, Weiterbeschäftigungen etc.) (15 %)

Anforderungsprofil:

Das erwarten wir

  • abgeschlossene Ausbildung als Sekretärin/Sekretär, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf mit mindestens einjähriger Berufserfahrung im Führen eines Sekretariats
  • gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS-Office
  • Souveränität in der Organisation eines modernen Sekretariats
  • Freude am Umgang mit unterschiedlichen Personen inner- und außerhalb der Fakultät
  • situationsangemessene Kommunikation
  • selbstständige, sehr strukturierte, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise
  • Motivation, sich aufgeschlossen und engagiert den wechselnden Anforderungen - gelegentlich auch unter Zeitdruck - zu stellen
  • Freude, sich an zentraler Stelle der Fakultät in ein eng zusammenarbeitendes Team einzugliedern und dort aktiv am guten Gelingen der vielgestaltigen Arbeit mitzuwirken
  • mindestens Grundkenntnisse in Englisch

Das wünschen wir uns

  • Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung

Unser Angebot
Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitstelle im Umfang von 50 % von Vollbeschäftigung. Auf Wunsch ist grundsätzlich auch eine Stellenbesetzung mit geringerem Umfang möglich, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

Die Universität Bielefeld legt Wert auf Chancengleichheit und die Entwicklung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie bietet attraktive interne und externe Fortbildungen und Weiterbildungsmaßnahmen. Zudem können Sie eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten nutzen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat einen hohen Stellenwert.

Interessiert?
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung per Post an die untenstehende Anschrift oder per E-Mail unter Angabe der Kennziffer tech18079 in einem einzigen pdf-Dokument an verwaltungtechfak@uni-bielefeld.de bis zum 4. Oktober 2018. Bitte verzichten Sie auf Bewerbungsmappen und reichen Sie ausschließlich Fotokopien ein, da die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet werden. Weitere Informationen zur Universität Bielefeld finden Sie auf unserer Homepage unter www.uni-bielefeld.de. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können. Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten finden Sie unter http://www.uni-bielefeld.de/Universitaet/Aktuelles/Stellenausschreibungen/2018_DS-Hinweise.pdf.

Bewerbungsanschrift
Universität Bielefeld
Technische Fakultät, Dekanat
Frau Anika Gorges
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Ansprechpartnerin
Anika Gorges
0521 106-3455
verwaltungtechfak@uni-bielefeld.de

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt in besonderem Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Sie behandelt Bewerbungen in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz.

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