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As­sis­tenz (m/w) bzw. Se­kre­tär/in

Arbeitgeber: Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Berlin
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Arbeitszeit
Teilzeit
Anstellungsdauer
Befristet
Bewerbungsfrist
30.09.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Einfacher Dienst
Kennziffer
Ass_2018
Kontakt
Angelika Sekulla
Telefon:  030 88007-245
Mailkontakt

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  • eine inhaltliche Frage oder Anmerkung zu einem Stellenangebot haben
  • oder sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben möchten

Tätigkeitsprofil:

Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)

Deutsches Institut für internationale Politik und Sicherheit

Die SWP ist eine unabhängige wissenschaftliche Einrichtung, die auf der Grundlage eigener wissenschaftlicher Forschung Bundestag und Bundesregierung in Fragen der Außen- und Sicherheitspolitik berät.

Wir suchen eine/n

Assistenz (m/w) bzw. Sekretär/in

Die Stelle ist in Teilzeit mit 50% und befristet auf 2 Jahre zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Administratives und kaufmännisches Büromanagement für die Koordinierende Leitung des Bereichs Informationsinfrastruktur und die Einheiten „Digitale Bibliothek“ und „Informationsservices“. Dies umfasst insbesondere

  • Büroadministration, Terminkoordination und Kalenderpflege sowie die selbständige Erledigung von Standardvorgängen
  • Betreuung und Verwaltung des Adressen-/Kontaktnetzwerkes
  • Dienstreiseplanung und -abrechnung
  • Korrespondenz und Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
  • Aktenführung und Wiedervorlagenmanagement
  • Veranstaltungsorganisation, Organisation und Betreuung von Besuchern
  • Anfertigung von Vorlagen, Protokollen und Präsentationen
  • Pflege des Intranetauftritts der Einheit und der Referate
  • Versand von elektronischen Informationsprodukten
  • Für den Fachinformationsverbund Internationale Beziehungen und Länderkünde zudem:
    • Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren
    • Rechnungslegung und –bearbeitung
    • Überwachung diverser Budgets

Anforderungsprofil:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse
  • Souveräner Umgang und Kenntnis und Erfahrung mit MS-Office-Anwendungen
    (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse
  • Wünschenswert sind Kenntnisse in Verwaltungsvorgängen einer wissenschaftlichen Einrichtung sowie Erfahrung bei der Mitwirkung an Ausschreibungen der öffentlichen Hand

Wir wünschen uns eine Person mit

  • ausgeprägter Servicebereitschaft
  • umsichtiger und sorgfältiger Arbeitsweise
  • hohem organisatorischem Geschick
  • Freude an Teamarbeit in einem bewegten Aufgabenfeld

Die Vergütung erfolgt bis zur Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund), Leistungen des öffentlichen Dienstes.

Wir begrüßen die Bewerbung schwerbehinderter Bewerberinnen und Bewerber, die bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bitte richten Sie Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (An- und Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) bis zum 23. September 2018 an bewerbungen@swp-berlin.org.

Anlagen bitte in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses speichern und verarbeiten wir die von Ihnen übersandten Daten. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.
Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten durch die SWP nicht einverstanden sein, können Sie jederzeit unter bewerbungen(at)swp-berlin.org widersprechen.

Wenn Sie uns Ihre Bewerbung in verschlüsselter Form senden möchten, verwenden Sie dazu bitte diesen PGP Public Key hier.

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