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Sach­be­ar­bei­ter/in Pro­to­koll­re­fe­rat

Arbeitgeber: Staatskanzlei des Landes Brandenburg

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Potsdam
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Arbeitszeit
Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer
Befristet
Bewerbungsfrist
26.09.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Gehobener Dienst
Kennziffer
SB 15
Kontakt
Frau Haverland
Mailkontakt

Hinweis: service.bund.de ist nur die Veröffentlichungsplattform für Stellenangebote, die Verantwortung für Inhalt und Richtigkeit der einzelnen Angebote (und somit auch für die Dauer der Veröffentlichung, die vorzeitige Beendigung derselben, für die Angabe von Veröffentlichungsdaten und Bewerbungsfristen) obliegt ausschließlich der jeweils ausschreibenden Organisation. Verwenden Sie daher bitte ausschließlich die Kontaktdaten der ausschreibenden Institution aus dem Stellenangebot, wenn Sie:

  • eine inhaltliche Frage oder Anmerkung zu einem Stellenangebot haben
  • oder sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben möchten

Tätigkeitsprofil:

Die Staatskanzlei des Landes Brandenburg sucht, befristet für den Zeitraum vom 1. Dezember 2018 bis zum 31. Dezember 2020,

eine Sachbearbeiterin / einen Sachbearbeiter im Referat 15 – Protokoll, Veranstaltungen

mit Dienstort Potsdam.

Das Referat Protokoll, Veranstaltungen hat die Aufgabe, repräsentative Termine des Ministerpräsidenten im In- und Ausland vorzubereiten und durchzuführen. Hierzu zählen neben Besuchen, Empfängen und Auslandsreisen auch besondere Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit den Protokollbehörden des Bundes.

Vom 1. November 2019 bis zum 31. Oktober 2020 wird der Ministerpräsident des Landes Brandenburg zugleich als Präsident des Bundesrates amtieren. Im Rahmen dieser Amtsausübung werden die zentralen Feierlichkeiten aus Anlass des Tages der Deutschen Einheit in der Landeshauptstadt Potsdam durchgeführt.

Protokollarische Bestandteile dieser Feierlichkeiten sind ein ökumenischer Gottesdienst, ein Festakt und ein Empfang des Bundespräsidenten. Das Protokoll der Staatskanzlei organisiert die Durchführung dieser Veranstaltungen und koordiniert die Zusammenarbeit mit den Verfassungsorganen und weiteren zuständigen Behörden des Bundes. Insbesondere obliegt das vollständige Einladungsmanagement der Staatskanzlei.

Für die Durchführung dieser anspruchsvollen Veranstaltungsteile inklusive Vor- und Nachbereitung wollen wir unser vorhandenes Team zeitweise verstärken.

Aufgabengebiete:

  • selbständige verantwortliche Organisation und Durchführung eines der oben genannten Veranstaltungsmodule in ständiger Absprache mit den zuständigen Behörden in Land und Bund wie auch der Landeshauptstadt
  • Koordinierung des Einladungsmanagements mittels der vorhandenen Adressmanagementsoftware cobra und der Eventmanagementlösung der Firma Astendo
  • Ausbau und Pflege der vorhandenen Adressdatenbank
  • Akkreditierung der Gäste in Zusammenarbeit mit Polizeibehörden und Dienstleistern

Anforderungsprofil:

unabdingbar:

  • erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Medien- und Eventmanagement oder vergleichbar mit der Abschlussnote mindestens „gut“
  • einschlägige Berufserfahrung in einer obersten Landes- und/oder Bundesbehörde, vorzugsweise in den Bereichen Protokoll oder Veranstaltungen
  • sichere Anwenderkenntnisse im Umgang mit der Adressmanagementsoftware cobra, darüber hinaus auch der gängigen MS-Office-Programme
  • absolute Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit, sorgfältige Arbeitsweise, selbständiges Arbeiten im Rahmen eines Teams, ein hohes persönliches Engagement, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit
  • uneingeschränkte Bereitschaft, Arbeit zu ungewöhnlichen Zeiten (abends, Wochenende, Feiertage) zu leisten

wichtig:

  • Kenntnisse der bei Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu beachtenden datenschutzrechtlichen Gesetze und Verordnungen
  • sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Kenntnisse protokollarischer Rangfragen und Gepflogenheiten
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Freude am Umgang mit Menschen und eine gepflegte äußere Erscheinung

wünschenswert:

  • sichere Anwenderkenntnisse im Umgang mit auf der Adressmanagementsoftware cobra aufsetzenden Produkten der Firma Astendo
  • Arbeitserfahrung in einer Eventagentur

Entgelt:

Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 11 TV-L.

Hinweise:

Schwerbehinderte Menschen nach Maßgabe des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Staatskanzlei gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und ist seit diesem Jahr Inhaber des Zertifikats audit berufundfamilie® für eine familienfreundliche Personalpolitik. Die Staatskanzlei unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten. Bei einem evtl. Teilzeitwunsch wird geprüft, ob ihm im Rahmen der dienstlichen Belange entsprochen werden kann.

Bei ausländischen Hochschulabschlüssen bitten wir um Übermittlung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Hochschulabschluss. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite www.kmk.org/zab.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen im Auswahlverfahren Berücksichtigung finden. Zu diesen gehören der ausgefüllte Bewerbungsbogen, ein Lebenslauf, Kopien des Hochschulabschlusses bzw. der Laufbahnbefähigung, Arbeits- bzw. Dienstzeugnisse (nicht älter als ein Jahr). Zur Wahrung Ihrer Interessen ist eine Behinderung / Gleichstellung bereits im Bewerbungsbogen anzugeben und eine Ablichtung des entsprechenden Nachweises beizufügen.

Die im Rahmen der Bewerbung mitgeteilten personenbezogenen Daten werden auf der Grundlage des § 26 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes verarbeitet. Sofern Sie mit der Verarbeitung der Daten nicht einverstanden sind, oder die Einwilligung widerrufen, kann die Bewerbung in diesem Stellenbesetzungsverfahren nicht berücksichtigt werden.

IhreBewerbung (gern auch per E-Mail: bewerbungen@stk.brandenburg.de)richten Sie bitteunter Angabe der Kennziffer „SB 15“ bis zum 26.09.2018 an die

Staatskanzlei des Landes Brandenburg

- Personalreferat -

Heinrich-Mann-Allee 107

14473 Potsdam

Den Bewerbungsbogen finden Sie am Ende dieses Textes unter "Weitere Informationen - Stellenangebot (PDF-Dokument)" oder erhalten ihn auf Anforderung (E-Mail an: bewerbungen@stk.brandenburg.de). Er soll vollständig ausgefüllt werden und keine Verweise auf andere Unterlagen enthalten.

Nur vollständige Bewerbungsunterlagen können berücksichtigt werden.

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