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Bü­ro­sach­be­ar­bei­ter/in (Be­reich Re­gis­tra­tur/Schrift­gut­ver­wal­tung/Haupt­bü­ro) im Re­fe­rat Z 4

Arbeitgeber: Bundesinstitut für Berufsbildung

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Bonn
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Arbeitszeit
Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer
Unbefristet
Bewerbungsfrist
08.06.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kennziffer
89/17
Kontakt
Frau Jaehne (0228/107-2132) bzw. Frau Mondre (0228/107-2934)
Mailkontakt

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  • oder sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben möchten

Tätigkeitsprofil:

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) ist das anerkannte Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen Aus- und Weiterbildung in Deutschland. Das BIBB identifiziert Zukunftsaufgaben der Berufsbildung, fördert Innovationen in der nationalen und internationalen Berufsbildung und entwickelt neue, praxisorientierte Lösungsvorschläge für die berufliche Aus- und Weiterbildung.

Im BIBB ist in der Zentralabteilung im Referat Z 4 „Innerer Dienst, Betriebliches Gesundheitsmanagement“ ab sofort die Stelle einer/eines

Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiters

(Bereich Registratur/Schriftgutverwaltung/Hauptbüro)

(Entgeltgruppe 5 TVöD) mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 39 Std.) unbefristet zu besetzen (Kennziffer 89/17).

Ihr Aufgabengebiet:

- Registratur/Schriftgutverwaltung:

  • Führen der Registratur/Schriftgutverwaltung des Inneren Dienstes/der Hausverwaltung sowie Pflege und Fortschreibung des Teilaktenplans
  • Mitarbeit bei der Planung, Einführung und Umsetzung einer elektronischen Registratur für das gesamte BIBB
  • Unterstützung bei der Aufgabenerfüllung im Bereich der Zentralarchive (u.a. Zuweisung von Archivflächen und Überwachung von Aussonderungsfristen)

- Unterstützung und Vertretung des zuständigen Mitarbeiters bei den folgenden Aufgaben im Hauptbüro:

  • Erstellung und Ausgabe von Zutrittsberechtigungen
    (Dienst- und Hausausweise sowie Zugangscodekarten und Parkmarken),
  • Schlüsselverwaltung und -ausgabe
  • Organisation/Pflege des BIBB-Aushangs (Informationsaushänge)
  • Vertretungstätigkeiten im Bereich der Sitzungssaalverwaltung
  • Erledigung von vielfältigen Aufgaben für die Referatsleitung (z.B. Verfassen von Vermerken/Briefen, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen etc.)

Anforderungsprofil:

  • Sie haben erfolgreich eine Berufsausbildung, vorzugsweise zur/m Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste oder Verwaltungsfachangestellten, abgeschlossen, den Verwaltungslehrgang I absolviert oder verfügen über eine vergleichbare nachgewiesene berufliche Qualifikation.
  • Sie besitzen Kenntnisse des deutschen Berufsbildungs- bzw. Bildungssystems und Grundkenntnisse aktueller berufsbildungspolitischer Fragestellungen.
  • Sie verfügen über gründliche Kenntnisse und Erfahrung im allgemeinen Verwaltungshandeln und können Verwaltungs- und Organisationsaufgaben selbstständig bearbeiten.
  • Sie haben insbesondere auf dem Gebiet der Registratur/Schriftgutverwaltung, vorzugsweise auch im Umgang mit elektronischen Registratur-/Archivsystemen, gute Kenntnisse.
  • Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen Informations- und Kommunikationstechnologien (insbesondere MS Office). Erfahrung mit einem elektronischen Projektverwaltungssystem (z.B. ibo) ist von Vorteil.
  • Sie besitzen gute kommunikative Fähigkeiten und sind in der Lage, sich schriftlich und mündlich adressatengerecht auszudrücken.
  • Sie besitzen Englischkenntnisse, die mindestens dem Niveau A 2 des europäischen Referenzrahmens für Sprachen entsprechen.
  • Sie zeichnet neben einer selbstständigen und serviceorientierten Arbeitsweise eine hohe Teamfähigkeit sowie Verantwortungsbereitschaft aus. Sie sind belastbar und flexibel.

Das BIBB ist ein Ausbildungsbetrieb. Wir erwarten daher von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich engagiert an der praktischen Ausbildung beteiligen.

DasInstitut setzt sich aktiv für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein. Wir sind seit 2010 als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert und bieten u.a. flexible Arbeitszeiten und vielfältige Teilzeitmodelle, Mobiles Arbeiten, Telearbeit sowie eine Hotline für familienunterstützende Dienstleistungen an. Nähere Informationen erhalten Sie unter http://www.bibb.de/beruf-familie bzw. www.beruf-und-familie.de.

Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Die Bewerbung von Frauen ist ausdrücklich erwünscht.

Bei Vorliegen entsprechender Bewerbungen kann die Stelle auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und aussagekräftige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt werden können. E-Mail-Anhänge dürfen ausschließlich im PDF-Format übermittelt werden. Andere Formate sind aus Sicherheitsgründen nicht zugelassen.

Den vollständigen Text der Stellenausschreibung können Sie dem untenstehenden pdf-Dokument oder unserer Homepage unter www.bibb.de/jobs entnehmen.

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