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Bü­ro­sach­be­ar­bei­te­rin/Bü­ro­sach­be­ar­bei­ter Ver­wal­tung (Ein­sat­zun­ter­stüt­zung)

Arbeitgeber: Bundesanstalt Technisches Hilfswerk

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Stralsund
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Arbeitszeit
Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer
Befristet
Bewerbungsfrist
30.05.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kennziffer
THW-2018-093
Kontakt
Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes
Telefon:  022899-358-8755
Mailkontakt

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Tätigkeitsprofil:

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Tätigkeiten:

Helfer/innenangelegenheiten

  • Bearbeiten von Reisekostenanträgen
  • Abwickeln von Verwaltungsverfahren bei der Aufnahme und Entlassung sowie bei der Überweisung von Helfern/innen
  • Überwachen der Führung der Helfer/innenakten und der entsprechenden Datenpflege in THWin
  • Führen der Sachakten von Helfer/innenangelegenheiten
  • Vorbereitung der Be- und Abberufung von Führungskräften und Funktionsträgern/-innen
  • Erstellen und Überprüfen der MAE- Auszahlungen
  • Prüfen und rechnerisches Feststellen der Erstattung fortgewährter Leistungen und der Verdienstausfälle Selbständiger
  • Abstimmen mit Arbeitgebern und Prüfen der Anträge auf fortgewährte Leistungen
  • Mitwirken bei der Fortbildung in den Bereichen THWin, Haushaltswesen und Verwaltungshandeln in Abstimmung mit dem Sachgebiet Ehrenamt und Ausbildung

Sicherheit und Gesundheitsschutz

  • Weiterleiten von Unfallanzeigen
  • Eingeben und Pflegen der aktuellen Handlungshilfe
  • Organisieren und Nachhalten der arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Begehungen in den Liegenschaften des Regionalbereiches

Haushalt

  • Prüfen der Geldstellen in den Ortsverbänden
  • Bearbeiten von Rechnungen anhand von Bestell- und Lieferscheinen
  • Führen der Geldstelle in der Regionalstelle
  • Ermitteln von Angaben für die jährlich aufzustellenden Ortsverbands-Bewirtschaftungspläne zur Steuerung des Mittelverwendung
  • Erstellen der Kassenanweisungen
  • Prüfen und Abstimmen der HICO-Kontoauszüge
  • Überwachen des Ausgabenstandes SB-Mittel
  • Erarbeiten von Vorschlägen für den Mittelausgleich
  • Pflege der Daten im Haushaltsmodul THWin (Festlegungen, Vormerkungen)

Allgemeiner Dienstbetrieb

  • Bearbeiten der Postein- und –ausgänge sowie Überwachen von Terminen
  • Betreuen von Besuchern/-innen und Wahrnehmen des Telefondienstes
  • Koordinieren von liegenschaftsrelevanten Terminen zwischen BImA, Firmen und Ortsverbänden.

Anforderungsprofil:

Erforderlich sind:

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation oder
  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kauffmann für Büromanagement oder
  • Einschlägige Ausbildung im kaufmännischen Bereich mit mindestens 3-jähriger Regelausbildungszeit, vorzugsweise Bürokauffrau / Bürokaufmann
  • Gute MS-Office Kenntnisse
  • Fahrerlaubnis der Klasse III bzw. B oder BE
  • Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit Dienst zu leisten und erreichbar zu sein (z.B. im Einsatzfall)
  • Grundsätzliche Bereitschaft zur Mitarbeit im Leitungs- und Koordinierungsstab (LuK)
  • Bereitschaft zum Tragen von Dienst- bzw. Einsatzbekleidung zu bestimmten Anlässen

Wünschenswert sind:

  • Grundkenntnisse in Englisch
  • Bereitschaft zu gesellschaftlichem Engagement und zur Übernahme sozialer Verantwortung

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