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Bü­ro­sach­be­ar­bei­ter / in­nen für die Rei­se­vor­be­rei­tung so­wie Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung; be­fris­tet

Arbeitgeber: Bundesverwaltungsamt

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld
Verwaltung und Büro
Ort
Hamm
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Arbeitszeit
Vollzeit oder Teilzeit
Anstellungsdauer
Befristet
Bewerbungsfrist
05.06.2018
Laufbahn / Entgeltgruppe
Mittlerer Dienst
Kennziffer
BVA-2018-038
Kontakt
Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes
Telefon:  022899-358-8755
Mailkontakt

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Tätigkeitsprofil:

Die Referatsgruppe FT II - Travel Management- erbringt Dienstleistungen für das Travel Management der Bundesverwaltung. Unterstützt werden u.a. eine Vielzahl von Bundesbehörden bei der effizienten Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen. Der Rundum-Service umfasst die Beratung bei der Reiseplanung, die Buchung von Verkehrsmitteln und Unterkünften sowie die Abrechnung der Reisekosten. Der Reisevorbereitung obliegt vor allen Dingen die Beratung der Reisenden und eine rechtskonforme Umsetzung der Buchungswünsche der Reisenden.

Aufgabenportfolio der Reisevorbereitung:

  • Beratung und Betreuung von Reisenden zahlreicher Bundesbehörden im Vorfeld der Reise
  • Kostenoptimierte Reisemittelbuchung unter Berücksichtigung der reisekostenrechtlichen Bestimmungen des Bundes über ein Reisebüro bzw. in Online-Booking-Engines (Cytric der Firma i:FAO bzw. Bahn-Internet-Booking-Engine (BIBE)) Reservierung/Buchung von Unterkünften z.B. über Hotelbuchungsportale (wie HRS) unter Berücksichtigung der reisekostenrechtlichen Bestimmungen des Bundes

Aufgabenportfolio der Reisekostenabrechnung:

  • Beratung und Betreuung von Reisenden zahlreicher Bundesbehörden im Rahmen der Abrechnung beantragter Reisekosten
  • Durchführung der Reisekostenabrechnungsverfahren mittels Abrechnungssoftware SMS im Rahmen des BRKG und kundenspezifischer Besonderheiten; vorbereitende Tätigkeiten zu möglichen Rechtsbehelfsverfahren

Anforderungsprofil:

  • Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r bzw. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/Büromanagement, Sozial-versicherungsfachangestellte/r, Tourismuskauffrau/-mann, Reiseverkehrskauffrau/-mann, Bank-, Industrie-, Groß- und Außenhandelskauffrau/-mann oder eine erfolgreiche Teilnahme am Angestelltenlehrgang I
  • Gutes Zahlenverständnis und organisatorisches Geschick
  • Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Offenheit für neue Aufgaben
  • Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung
  • Uneingeschränkte Fortbildungsbereitschaft und bei Bedarf Dienstreisebereitschaft
  • Gesundheitliche Eignung mit uneingeschränkter Bildschirmtauglichkeit und Belastbarkeit

Bei Bewerbung für den Aufgabenbereich Reisevorbereitung zusätzlich:

  • Bereitschaft zur Übernahme von Servicediensten auch über die allgemeine Servicezeit (bis 16:30 Uhr) hinaus
  • Kenntnisse und Erfahrungen in der Nutzung von Online-Booking-Engines und sonstigen reisebürotechnischen Systemkomponenten wie z.B. AMADEUS sind von Vorteil
  • gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
  • Grundkenntnisse zu den Fachanwendungen des TMS Workflows sind wünschenswert aber nicht zwingende Voraussetzung. Es wird jedoch erwartet, dass Sie sich sehr schnell in die Thematik einarbeiten, um dann umfassend auskunftsfähig zu sein.

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